نقش سیستم های اطلاعاتی مدیریت (MIS)در تصميم گيری

نويسندگان مقاله:
جناب آقای دكتر سيد مهدی الوانی : استاد دانشگاه علامه طباطبايی
سركار خانم محبوبه خسروی : كارشناس ارشد تكنولوژی آموزشی
www.noormags.comآدرس سایت مقاله:



چکیده:
اولین قدم در اجراى وظایف مدیریت تصمیم‏گیرى است.با توجه به اینکه تصمیم‏گیرى بدون وجود اطلاعات و برقرارى اطلاعات لازم میسر نیست، پایه اجرایى چنین وظیفه‏اى فراهم آوردن اطلاعات لازم براى مدیریت است.اطمینان نداشتن به آینده و فقدان اطلاعات مربوط به وقایع جارى مدیر را مجبور میکند که به دنبال اطلاعات و برقرارى ارتباطات رسمى یا غیررسمى برود.
اطلاعات همان داده‏هاى پرورده در سازمان است که از طریق نظم ارتباطى خود در روند صحیح تامین اطلاعات، اطمنیان مدیریت را در تصمیم‏گیریها افزایش مى‏دهد.تغییرات سریع عوامل برون سازمانى، توسعه سازمانها و پیچیدگى نظامهاى مدیریت نیاز مدیران را به اطلاعات افزایش داده است.خسارات ناشى از تصمیم‏هاى ضعیف جبران‏ناپذیر است.میزان تاثیر تصمیم‏هاى راهبردى خوب و به موقع نیز خارج از وصف است.اما نکته درخور بررسى این است که ارائه اطلاعات به موقع، صحیح، مناسب، مختصر و مفید و برقرارى ارتباطات در کلیه سطوح مدیریت سازمانى لازمه نظام کارآمد اطلاعاتى مدیریت است تا تصمیم‏گیریهاى صحیح و برنامه‏ریزى و کنترل وظایف اجرایى را براى مدیریت تسهیل کند.
از این رو در این مقاله ضمن بیان اهمیت تصمیم‏گیرى در سازمان به بررسى نقش سیستم‏هاى اطلاعاتى مدیریت در بهبود کیفیت این فرایند حیاتى در سازمان پرداخته شده است.



مقدمه
انسانها و سازمانها در آغاز هزاره سوم میلادى با رویدادهاى عظیمى مواجه مى‏شوند که چشم‏انداز حیات انسان را در عرصه‏هاى مختلف متحول مى‏سازد. فناوریهاى اطلاعات و ارتباطات با سرعتى شتابان، حیرت‏انگیز و فراگیر، در حال شکل‏دهى مجدد به ساختارها و بنیانهاى اقتصادى، اجتماعى، فرهنگى و سیاسى جوامع مى‏باشد.
اقتصادهاى سارسر جهان به یکدیگر وابسته شده‏اند و در سیستمى که هندسه آن همواره در حال تغییر است صور جدیدى از مناسبات میان کنشگران عرصه‏هاى مختلف اقتصاد، دولت، تجارت، بانکدارى، جامعه، فضاى جغرافیایى و...در حال ظهور و بروز است.
اقتصاد دانایى یا اقتصاد دانش محور، دولت الکترونیک، تجارت الکترونیک، بانکدارى الکترونیکى یا بانکدارى از راه دور، کارتهاى اعتبارى، جامعه اطلاعاتى، جامعه پست مدرن، انقلاب الکترونیک و میکرو الکترونیک واژه‏هاى آشناى عصر حاضر مى‏باشند.
بى‏تردید مدیریت که از دیرباز به عنوان یک ضرورت براى انسان مطرح بوده است و در قلب آن فرایند تصمیم‏گیرى فارغ از این تغییر و تحولات شگرف نخواهد بود.اگر فعالیتهاى مختلف مدیریت را در نظر آورید، به وضوح مشاهده مى‏شود که جوهر تمامى فعالیت‏هاى مدیریت تصمیم‏گیرى است.تصمیم‏گیرى از اجزاى جدایى‏ناپذیر مدیریت به شمار مى‏آید و در هر وظیفه مدیریت به نحوى جلوه‏گر است. در تعیین خط مشى‏هاى سازمان، در تدوین هدفها، طراحى سازمان، انتخاب، ارزیابى و در تمامى افعال و اعمال مدیریت، تصمیم‏گیرى جزء اصلى و رکن اساسى است.در تعریفى بسیار ساده، تصمیم‏گیرى عبارت است از انتخاب یک راه از میان راه‏هاى مختلف.
توسعه فناورى‏هاى اطلاعات و ارتباطات همانگونه که ساختارهاى جوامع را دچار تحول و دگرگونى ساخته است وظیفه تصمیم‏گیرى مدیران را نیز تحت تأثیر قرار داده است.بسیارى از سازمانها براى بهره‏گیرى سودمند و کاراى فناوریهاى اطلاعاتى و ارتباطى جدید خود را آماده مى‏سازند.
فناورى اطلاعات و ارتباطات دو فایده مطلوب براى سازمان دارد.اول اینکه سازمانها و مدیران آنها را قادر مى‏سازد تا داده‏ها و اطلاعات را به راحتى به دست آورند و این عامل موجب حمایت بیشتر از فرایند تصمیم‏گیرى مى‏شود.دوم اینکه بهره‏گیرى از فناورى اطلاعات و ارتباطات سازمانها را قادر مى‏سازد تا در فضاى رقابتى جهانى به گونه‏اى مطلوبتر عمل نمایند و تصمیم‏گیرى‏هاى کیفى و اثربخشى را لحاظ نمایند.


فناورى اطلاعات و ارتباطات علاوه بر اینکه موجب بهبود کیفیت تصمیم‏گیرى مى‏شود که براى سازمان عاملى حیاتى است موجب تغییرات شگرفى در سطوح مختلف سازمان از جمله رهبرى سازمان، استراتژى‏ها و حتى نوع رفتار اعضاى سازمان مى‏شود.بدین ترتیب فناورى اطلاعات و ارتباطات تبدیل به یک مولفه بسیار اساسى در فرایند تصمیم‏گیرى سازمانى مى‏شود و مدیران در تمامى سطوح به‏طور فزاینده از فناوریهاى اطلاعات و ارتباطات در تصمیم‏گیرى مدد مى‏گیرند.
بى‏تردید فناوریهاى نوین اطلاعاتى و ارتباطى زمینه شکل‏گیرى سیستم‏هاى جدید مدیریت اطلاعات و باز مهندسى این سیستم‏ها را براساس نوآوریهاى جدید فراهم مى‏آورد.فناورى اطلاعات و ارتباطات جمع‏آورى، تحلیل و ارزشیابى اطلاعات و انتقال آنها از یک نقطه به نقطه دیگر را امکانپذیر مى‏سازد و امکان دسترسى سریع به اطلاعات، کاهش هزینه، تولید بهتر، دقت، هماهنگى، رهبرى زمان، بهبود کنترل و خدمات بهتر را موجب مى‏شود.
سیستم‏هاى اطلاعاتى
سیستم‏هاى اطلاعاتى، اطلاعات مورد نیاز مدیریت را از محیط هاى داخلى و خارجى سازمان فراهم مى‏آورد.سیستم اطلاعاتى باید اطلاعات لازم درباره ماهیت و نقش عوامل داخلى(محیط درونى سازمان)و عوامل بیرونى(محیط هاى بیرونى سازمان)را فراهم آورد و براى تصمیم‏گیرى در اختیار مدیران قرار دهد.بدیهى است که این اطلاعات در صورتى مفید و کارا خواهند بود که تازه و جدید، صحیح و قابل اعتماد، مورد نیاز مدیر در شرایط خاص و تا جایى که امکان دارد کامل و بى‏عیب و نقص باشند.سیستم‏هاى اطلاعاتى که اطلاعات را در اختیار سازمان قرار مى‏دهند انواع متفاوتى دارند.از جمله سیستم‏هاى پردازش عملیات‏ (TPS) که فعالیتهاى روزمره سازمان را پشتیبانى مى‏کنند.سیستم‏هاى اطلاعات مدیریت(سیستم‏هاى گزارش‏دهى مدیریت)که براى تسهیل فعالیتهاى روزمره مدیریت مورد استفاده قرار مى‏گیرند.سیستم‏هاى پشتیبان تصمیم‏ (DSS) که برنامه‏هاى کاربردى خاصى مى‏باشند که از آنها براى حل مسائلى که کمتر ساختارى‏اند استفاده مى‏شود و در کلیه مراحل فرایند تصمیم‏گیرى مورد استفاده قرار مى‏گیرند(فیضى، مقدسى، 1384: ص(155..
سیستم‏هاى پشتیبان تصمیم گروهى‏ (GDSS) که سیستم‏هاى تعاملى بر پایه کامپیوتر مى‏باشند و حل مسائل پیچیده را به وسیله گروهى از تصمیم‏گیرندگانى که به صورت تیمى کار مى‏کنند برعهده دارند.
سیستم‏هاى‏خبره که با استفاده از هوش مصنوعى سعى در انجام فرایند تصمیم‏گیرى تا مرحله انتخاب مى‏کنند.این سیستم‏ها در صورت موفقیت مى‏تواند جایگزین انسان در انجام فعالیت‏هایى که به تصمیم‏گیرى نیاز دارد باشد.سیستم‏هاى اتوماسیون ادارى (OAS) فعالیتهاى ادارى مانند برنامه‏ریزى و مکاتبات را تسهیل مى‏کنند و بالاخره سیستم‏هاى پشتیبان مدیران اجرایى‏ (ESS) توسط مدیران ارشد، براى بررسى شرایط کلى سازمان مورد استفاده قرار مى‏گیرند.با وجود طیف وسیع سیستم‏هاى اطلاعاتى در این مقاله سعى شده است تا تاثیر سیستم اطلاعاتى مدیریت‏ (MIS) بر تصمیم‏گیرى مورد بررسى قرار گیرد.


نظامهاى اطلاعاتى مدیریت
در واقع نظام اطلاعاتى مدیریت نظام کلانى است که تهیه و نظارت، بازیابى و ارائه اطلاعات را از دنیاى بیرونى، میانى و درونى سازمان به عهده دارد و سازماندهى یا ساماندهى مدیریت اطلاعات و ارتباطات را در شکل‏بندى مورد نیاز مدیریت تهیه و تدارک مى‏بیند تا مدیریت را در تصمیم‏گیرى براى تحقق هدفهاى سازمان ایفاى وظایف، برنامه‏ریزى و اجرا و نظارت به صورت بهینه یارى دهد.
مدیران همواره به دنبال اطلاعات و برقرارى ارتباطات هستند و تصمیم‏هاى آنان براساس اطلاعات مرتبط با موضوع تصمیم اتخاذ مى‏شود.در گذشته منابع اطلاعاتى و برقرارى ارتباطات نامطمئن و اطلاعاتى که از طریق مقامات مافوق یا مرئوسان و سایر کارکنان سازمان تامین مى‏شد میزان اطمینان به صحت اطلاعات را تقلیل مى‏داد، زیرا افراد اطلاعات را با افزایش یا کاهش و شکل‏بندى نامناسب به مقامات و مسئولان منتقل مى‏کردند، از این رو اطمینانى به درستى آن نبود.مجهز شدن به نظام اطلاعاتى صحیح و مطمئن که توانایى مدیریت را در تصمیم‏گیرى، برنامه‏ریزى و کنترل سازمان افزایش دهد روندى تاریخى دارد.این سیر تاریخى با مفاهیم نظام دفتردارى دوبل آغاز شد که لوکاپاکرلى در سال 1494 آنها را ارائه داد.اگرچه رشته تحصیلى پاکرلى ریاضیات بود در فعالیتهاى اولیه خود، نظامهاى اطلاعاتى مدیریت یا واژه‏ها و عملکرد محدود را عرضه کرد که با بحث توسعه و بسط نظریه‏هاى نظامهاى حسابدارى و مدیریت، مقدمه‏اى براى پیشرفت نظامهاى رایانه‏اى امروز شد.
نظامهاى اطلاعاتى مدیریت تا قرن بیستم با تانى به حرکت خود ادامه داد و این شاید به علت ناتوانى فناوریها در حفظ و نگهدارى و بازیابى اطلاعات و برقرارى ارتباطات بود.در اواخر قرن بیستم با توسعه فناوریها، رایانه‏هایى که از ظرفیت و سرعت و دقت بالایى برخوردار بودند، روند تکامل و کاربرد مفاهیم‏ (MIS) نظامهاى اطلاعاتى مدیریت سرعت بیشترى یافت که حاصل آن تغییراتى در عملیات و فعالیتها و وظایف سازمانهاى تجارى دنیا به شرح زیر است
1. ساختار مدیریت متمرکز که بر محورهاى تمرکز اطلاعات و بهره‏گیرى از فناورى پیشرفته اطلاعات و ارتباطات متکى است؛
2. طراحى پایگاه‏هاى داده و نظامهاى اطلاعات و تهیه و ارائه گزارشهاى مورد نیاز براى اتخاذ تصمیم مدیریت و برنامه‏ریزى و نظارت فعالیتهاى سازمان در سطوح مختلف؛
3. طراحى نظام اطلاعاتى جامع مدیریت با تکیه بر نظارت بر عملیات و برقرارى ارتباطات سازمانى موثر.نتیجه‏اى که از بررسى و روند تاریخى و تکاملى نظامهاى اطلاعاتى مدیریت به دست مى‏آید این است که هدف نظامهاى اطلاعاتى مدیریت افزایش روند ارائه و اداره اطلاعات و کاهش حدس و گمان در حل مشکلات سطوح مختلف سازمانى است که از طریق برقرارى نظامهاى بازخور اطلاعات و بازتاب اطلاعات مدیریت براى تکامل یکپارچه سازى نظامهاى اطلاعاتى تامین مى‏شود.
از آنجایى که مدیران همواره به نظام اطلاعاتى طراحى شده متکى و به‏طور روزمره در جستجوى اطلاعات‏اند، وجود نظام مدون اطلاعات که براساس پایگاه‏هاى داده‏هاى اطلاعاتى، ایجاد شده باشد مى‏تواند آنان را در تصمیم‏هاى راهبردى و اجرایى راهکارها و عملیات خود مساعدت کند.نمودار(1)معرف معناى اساسى نظام اطلاعاتى مدیریت است.همانطور که در نمودار(1)نشان داده شده است، نظام اطلاعاتى مدیریت شامل سه جزء است:مدیریت، اطلاعات و نظامهاى یکپارچه.

نمودار فرایند تصمیم‏گیرى براساس اطلاعات و برقرارى ارتباطات با عوامل موثر دنیاى عملکرد مدیریت(مومنى، 10:1380)

از این رو هر نظام کلاني كه داده‏ها و اطلاعات مربوط به پدیده‏هاى بیرونى و میانى و درونى عملکرد وظایف اجرایى مدیریت را آماده سازد و در شکل‏بندى مناسب و تفسیرپذیرى براى تصمیم‏گیرى مدیریت ارائه کند نظامهاى اطلاعاتى مدیریت یا (MIS) نامیده مى‏شود. تصمیم‏گیرى یکى از وظایف اصلى مدیریت تدر تمام سطوح مدیران و سرپرستان‏
سازمانى و حتى در روند زندگانى روزمره مطرح است.اتخاذ تصمیم مدیران عالى به همراه برنامه‏ریزى بلندمدت راهبردى و براى هدایت گروه صورت مى‏گیرد، در حالى که مدیران سطوح پایین‏تر سازمان براساس وظایف محوله نسبت به اتخاذ تصمیم در امور روزمره اقدام مى‏کنند کارکنان عملیاتى نیز معمولا اتخاذ تصمیماتشان براى امور راهکارى و روزانه است.بنابراین اطلاعات در سطوح مختلف سازمان متفاوت است. نظامهاى اطلاعاتى مدیریت نه تنها مدیران را در امور راهبردى حمایت مى‏کند، بکله در تصمیم‏هاى تکرارى و روزمره نیز اطلاعات لازم را در اختیار مدیران میانى براى اجراى راهکارها قرار مى‏دهد و آنان را قادر مى‏سازد تا به اطلاعاتى دست یابتند که کمک موثرى در تصمیماتشان به شمار مى‏رود.
سیستم‏هاى اطلاعاتى مدیریت و فرایند تصمیم‏گیرى
همه سازمانها از طریق تصمیم‏گیرى در سطوح مختلف مدیریتى سازماندهى مى‏شوند. تصمیم‏گیرى اغلب به عنوان تبدیل اطلاعات به عملکرد تعبیر مى‏شود.اطلاعات یک اساس و پایه منطقى براى فرایند تصمیم‏گیرى است.اطلاعات منبع اصلى تصمیم‏گیرى است و آنچنان اهمیت استراتژیکى دارد که آن را مترادف با قدرت مى‏دانند.تصمیم درست و به موقع و برنامه‏ریزى کوتاه‏مدت و بلند مدت در مسائل اقتصادى، سیاسى، فرهنگى، اجتماعى و سایر موارد مربوط به یک سازمان و شرکت در سطح ملى و بین المللى به اطلاعات درست و مناسب بستگى دارد و عدم دسترسى به آن خسارتهاى اقتصادى و مالى فراوان و جبران‏ناپذیرى به جا خواهد گذاشت(کنت سى و لاودن، 1380:352).
کیفیت تصمیم‏گیرى به مقدار زیادى به ماهیت و نوع اطلاعاتى که براى گرفتن تصمیم فراهم مى‏آید بستگى دارد.هر گروه تصمیم‏گیرنده به عنوان یک رسانه پویاى اطلاعاتى 1 در نظر گرفته مى‏شود.اعتبار و مرتبط بودن اطلاعات جمع‏آورى شده از همه منابع موجود و سپس ذخیره مناسب آنها و رساندن به موقع اطلاعات به گروه‏هاى تصمیم‏گیرنده براى تصمیم‏گیرى سریع و به موقع الزامى است.
طراحى یک سیستم اطلاعاتى در عملکرد موثر یک سازمان منخصر به فرد مى‏باشد.
طبق نظر استولر و هورن طراحى یک‏ (MIS) شامل گامهاى زیر است:
1- تعریف و طراحى عملى تصمیم
2- شرح استراتژیهاى موجود در گرفتن تصمیم
3- تعیین داده‏هاى مورد نیاز هر تصمیم
4- توسعه تکنیک‏هاى فرایندى براى طراحى مجموعه داده‏ها
هدف‏ (MIS) فراهم آوردن اطلاعات براى تصمیم‏گیرى در برنامه‏ریزى و کنترل است. اهمیت برنامه‏ریزى و کنترل در مدیریت آشکار است. (MIS) اهمیت خودش را از واقعیت‏هایى مى‏گیرد که مرتبط با عملکرد کنترل و برنامه‏ریزى هستند.در واقع‏ MIS موجب مى‏شود تا در مورد«اطلاعات و سیستم‏هاى کنترل»یا«اطلاعات و سیستم‏هاى برنامه‏ریزى»جدا از«سیستم‏هاى اطلاعاتى»فکر شود.بنابراین ارتباط میان ساختار سازمان و سیستم‏هاى کنترل و برنامه‏ریزى عامل مهمى است که طراحان سیستم‏هاى اطلاعات مدیریت باید آن را مدنظر داشته باشند.بنا به نظر کنوانس، MIS یک روش سازماندهى شده است که اطلاعات گذشته، حال و آینده را که مرتبط با کاربردهاى درونى و پژوهشهاى بیرونى سازمان است را فراهم مى‏آورد.
MIS برنامه‏ریزى کنترل و کارکردهاى عملى یک سازمان را بوسیله پوشش اطلاعاتى که در زمان مناسب براى کمک به فرایند تصمیم‏ گیرى ایجاد مى‏کند حمایت مى‏کند، MISپدیده ای جدیدى نمى‏باشد فقط کامپیوترى شدن آن جدید است
قبل از ظهور کامپیوترها تکنیک‏هاى‏ MIS براى کمک به کارکردهاى مدیریت ایجاد شد.
کامپیوتر با داشتن سرعت، دقت و افزایش داده‏هاى جدید به این حوزه اضافه گردید و باعث شد تا گزینه‏هاى بیشترى در تصمیم‏گیرى ذخیل شوند.
بنابراین‏ MIS یک شکل اصلاح شده از اطلاعات سنتى است و براى تصمیم‏گیرى در شرایط مختلف فراهم آمده است.نقش‏ MISبوسیله کم و کیف اطلاعاتى که در موقعیت‏هاى تصمیم‏گیرى گوناگون فراهم مى‏آورد، مورد قضاوت قرار مى‏گیرد.
در سازمانهاى بزرگ، که موقعیت‏هاى تصمیم‏گیرى زیادى وجود دارد، این امکان وجود ندارد که با MIS مدیریت موثرى وجود داشته باشد.مشکل اساسى چنین سیستم‏هایى این است که داده‏هاى مورد نیاز از نقاط مختلف یک سازمان جمع‏آورى مى‏شوند.
MISبه جمع‏آورى، ذخیره و بازیابى اطلاعات در سازمان کمک مى‏کند و از این طریق در
1) کاهش هزینه‏ها
2) بدست آوردن داده‏هاى بیشتر
3) داشتن نظم بیشتر از طریق هماهنگ کردن مفاهیم هر زیرمجموعه و
4) دسترسى سریع مدیران به اطلاعاتى که مورد نیاز آنهاست،مفید مى‏باشد.
نظامهاى اطلاعاتى تصمیم‏گیرى
رابطه بین تصمیم‏گیرى و نظامهاى اطلاعاتى مدیریت عبارت است از:
1).فراهم آوردن اطلاعات لازم براى اخذ تصمیمات مهم و حل مشکلات ساخت نایافته؛
2).فراهم آوردن اطلاعات لازم براى اخذ تصمیمات تکرارى و مقایسه‏اى ساخت یافته.
خصوصیات اتخاذ تصمیم براساس اطلاعات را مى‏توان به شرح ماتریس زیر خلاصه کرد:

ماتریس خصوصیات اتخاذ تصمیم براساس اطلاعات
انواع تصمیمات براساس نظامهاى اطلاعاتى
1).تصمیمات برنامه‏ریزى شده معمولا تعریف معین و مشخص دارد و براى تصمیم هیچ‏گونه انعطافى ندارد.رایانه این‏گونه تصمیمات را به راحتى اتخاذ مى‏کند.
2).تصمیمات برنامه‏ریزى نشده خط مشى‏هاى سازمان، رویه‏ها و استانداردها معمولا در سطوح عملیات(سرپرستان)اتخاذ مى‏شوند.
مراحل تصمیم‏گیرى در نظامهاى اطلاعاتى
مراحل اتخاذ تصمیم را مى‏توان در شش مرحله متمایز تقسیم کرد:
1).تعیین هدف
2).تعیین توانها، تنگناها، فرصتها و تهدیدها
3).تعیین طرق مختلف اتخاذ تصمیم
4).جمع‏آورى اطلاعات مناسب
5).ارزیابى
6).انتخاب بهترینها

سیستم اطلاعاتى مدیریت و سطوح تصمیم‏گیرى
بدیهى است که تصمیم‏گیرى در سطوح مختلف سازمان نیاز به اطلاعات متفاوتى دارد و سیستم‏هاى اطلاعاتى مى‏بایست فعالیت خود را براى تامین نیازهاى اطلاعاتى مدیران عالى، مدیران میانى و عملیاتى متمرکز کنند.اساسا در سازمانها مدیران هنگام اتخاذ تصمیمات، فرایند تصمیم‏گیرى برنامه‏ریزى شده و یا غیر برنامه‏ریزى شده را به کار مى‏گیرند.فرایند تصمیم‏گیرى برنامه‏ریزى شده که در سازمانها بیشتر متداول است، مستلزم اتخاذ تصمیماتى است که مبتنى بر سنت، آداب و رسوم، خط مشى‏ها و رویه‏ها و آموزش و توسعه است.مزیت این رویکرد آن است که مبناى تصمیم مى‏تواند از لحاظ کارایى از قبل آزمون شود که این امر خطرپذیرى و استرس تصمیم‏گیرندگان را کاهش مى‏دهد.عیب این رویکرد این است که وقتى محیط تغییرمى‏کند مبناى برنامه‏ریزى شده براى تصمیم‏گیرى غالبا منسوخ و بى‏استفاده مى‏ماند و مى‏تواند منجر به عدم اثربخشى تصمیم‏گیرى شود(زاهدى، دانایى‏فرد، 1380:ص 336).به نظر مى‏رسد فرایند تصمیم‏گیرى برنامه‏ریزى شده در محیط هاى ناپایدار و متحول اطلاعاتى از کارایى و اثربخشى کافى برخوردار نخواهد بود و بهتر است در این شرایط از فرایند تصمیم‏گیرى برنامه‏ریزى نشده که مستلزم تجزیه و تحلیل اطلاعات و داده‏هایى است که از طریق پژوهش و بررسى اصولى از محیط به دست آمده و هدف آن تعیین و حل یک مساله یا یک مشکل است بهره گرفته شود.
همانگونه که ذکر گردید ساختار مدیریت سازمان به سه سطح راهبردى، راهکارى و عملیاتى تقسیم مى‏شود.تصمیم‏گیرى در سطوح راهبردى معمولا هدایت اصولى سازمان را به عهده دارد و براى سازمان تاثیر حیاتى دارد.تصمیم‏گیرى در سطوح راهکارى معطوف به اجراى مأموریتها و هدفها و برنامه‏هاى کلان تعیین شده از سوى سطوح راهبردى است و در نهایت تصمیم‏گیرى در سطوح عملیاتى تصمیمات روزانه‏اى هستند که در راستاى وظایف و عملکرد سازمان صورت مى‏گیرند.در هنگام تصمیم‏گیرى سطوح سه گانه مدیریت نیازمند اطلاعات خاص خود مى‏باشند که از طریق سیستم اطلاعات مدیریت مى‏بایست در اختیار آنان قرار گیرد.نمودار شماره (2)ساختار نحوه تخصیص منابع اطلاعاتى را براى سطوح مختلف مدیریت به تصویر مى‏کشد.اطلاع از نیازهاى اطلاعاتى خاص هر یک از سطوح طراحان ساختار سازمانى را در طبقه‏بندى و ارائه صحیح اطلاعات مورد نیاز سطوح مختلف یارى مى‏دهد.

نمودار 2.انواع اتخاذ تصمیم در مورد پردازش اطلاعات(مومنى، 1380:ص 252(
علاوه بر این تفاوتهایى که در ماهیت تصمیمات در سطوح مختلف سازمان وجود دارد عامل مهمى براى تعیین نوع اطلاعات و کیفیت آن است.
تصمیمات استراتژیک:
این تصمیمات سازمان را آمارده مى‏کند تا با توجه به شرایط محیطى، رسالت و اهداف خود را به‏طور کارآمد تامین نموده، در عین حال در برخورد با تغییرات محیطى به‏طور پویا عمل نمایند.این تصمیمات به اطلاعاتى نیاز دارند که بیشتر خارجى بوده، غالبا به شکل خلاصه ارائه مى‏شوند و بیشتر مربوط به حوادث احتمالى آینده هستند تا حوادث فعلى یا گذشته.
تصمیمات اجرایى:
این تصمیمات براساس اطلاعاتى اتخاذ مى‏شوند که بیشتر در سازمان ایجاد مى‏شود و مربوط به امور گذشته و یا حال هستند.تصمیم‏گیرى در این‏ سطح نیازمند اطلاعات صحیح و دقیق مى‏باشد و از جهت محتوا و کیفیت از قبل تعیین شده و شامل تصمیمات کاملا ساختارى هستند.
تصمیمات تاکتیکى:
این تصمیمات مربوط به وظایف برنامه‏ریزى و کنترل تاکتیکى سازمان مى‏باشند.بخش عمده‏اى از اطلاعات ورودى به این سطح، خلاصه عملکرد فعالیتهاى اصلى سازمان است که غالبا نیز ادوارى مى‏باشند.دراین موارد، اطلاعات ورودى کاملا ساختارى بوده و از نظر محتوا قابل پیش‏بینى، دقیق و صحیح مى‏باشند(صرافى‏زاده، على پناهى، 1380:ص 79)
تصمیم‏گیرى، محیط هاى ناپایدار اطلاعاتى و MIS
محیط یکى از عوامل بسیار موثر در فرایند تصمیم‏گیرى است.وقتى که از محیط سخن به میان مى‏آید در واقع دو نوع محیط که شامل محیط داخلى و محیط بیرونى سازمان مى‏باشد مدنظر قرار مى‏گیرد.پیشرفتهاى تکنولوژیکى موجب ایجاد رفاه اجتماعى در جوامع اطلاعاتى مى‏شود.کاربردهاى وسیع اشعه لیزر و توسعه فیبرنورى و ارتباطات دوربرد سرعت و کیفیت ارتباطات و اطلاعات را افزایش مى‏دهد.انفجار اطلاعات، پیچیدگى محیط، ظهور فناورى‏هاى نوین، تولیدات جدید و تقاضاهاى جدید و مدلها و فلسفه مدیریتى جدید حاصل یا نتیجه افزایش تکنولوژیهاى اطلاعاتى مى‏باشد.این پدیده‏ها نه تنها تاثیر زیادى روى رفتار و تفکر افراد دارند بلکه عملکردهاى مدیریت را به مخاطره مى‏اندازند.براى مثال افزایش بیش از اندازه اطلاعات و دانش منجر به پیچیدگى، تنوع، انعطاف و غیر قابل پیش‏بینى بودن رفتارهاى افراد مى‏شود.و به خاطر این پدیده‏ها اهداف مدیریت متحول مى‏شوند و هزینه، کیفیت، زمان، انعطاف‏پذیرى، خدمات و نوآورى‏هاى سازمان در راستاى جهانى شدن تغییر مى‏یابند.
عصر اطلاعات عصر فرصتها و تهدیدهاست.و درک اینکه ما در محیطى پر از هجران به سر مى‏بریم بسیار اساسى است.بیل گیتس خاطر نشان مى‏کند که میکروسافت تا دو سال آینده از هم خواهد پاشید اگر نوآورى نداشته باشد.
توجه‏ داشته باشید که در این محیط پیچیده و رقابت نه تنها در تولید، خدمات، سرعت، انعطاف‏پذیرى و جهانى شدن صورت مى‏گیرد بلکه در مهندسى مجدد مدیریت نیز نمود پیدا مى‏کند (2002,GNAIHC dna uY .)
در دنیاى پر رقابت که تغییرات به سرعت صورت مى‏گیرد مدیران براى سازش و هماهنگى با دنیاى کنونى باید بیاموزند که چگونه تصمیمات را سریع بگیرند و از اشتباهاتى که در زمینه تصمیم‏گیرى داشته‏اند درس بیاموزند و نسبت به برنامه‏اى که احتمالا ناموفق خواهد بود تعهدات زیادى به عهده نگیرند.
در محیط هایى که به سرعت تغییر مى‏یابند کسانى در فرایند تصمیم‏گیرى موفق خواهند بود که به موقع و در زمان واقعى مسیر اطلاعات را دنبال کنند و بتوانند به صورت شهودى سازمان را عمیقا درک نمایند.شرکت‏هاى ناموفق بیشتر به برنامه‏ریزى‏هاى آینده توجه مى‏کنند و در پى اطلاعاتى متعلق به زمان‏هاى آینده برمى‏آیند و تنها به موارد اندکى از آنچه متعلق به زمان حال است اکتفا مى‏کنند.
شرکت‏هاى موفق به هنگام گرفتن تصمیم به سرعت راه‏هاى گوناگون را مورد مطالعه قرار مى‏دهند و پیش از اینکه به تصمیم نهایى برسند برخى از این راه‏ها را مى‏آزمایند.این شرکت‏ها به نظرخواهى از همتایان خود بها مى‏دهند و همه افراد سازمان را در تصمیم‏گیرى مشارکت مى‏دهند و تصمیماتى را اتخاذ مى‏نمایند که با مسیر کلى و استراتژیک سازمان سازگار باشد.
هنگامى که مساله سرعت مطرح است، تصمیمى که به سرعت گرفته نشود نتیجه‏اى به بار مى‏آورد که یک تصمیم نادرست به بار خواهد آورد.سرعت یکى از اسلحه‏هاى بسیار قوى در صحنه رقابت مى‏باشد و مدیران باید شیوه تصمیم‏گیرى‏هاى سریع را بیاموزند و نبض شرکت را در دست داشته باشند، با دیگران مشورت کنند از آنها نظرخواهى نمایند و آماده پذیرش خطر باشند و گامهاى بلند و سریعى به سمت آینده بردارند.(دفت، 1381:ص 448)
یکى از مهمترین ابزارهایى که مدیران را در این زمینه کمک خواهد نمود سیستم‏هاى روزآمد مدیریت اطلاعات مى‏باشند که، بهره‏گیرى وسیع از امکانات و تسهیلات فناورى به عنوان بازوى قدرتمند مدیران در تصمیم‏گیرى به کار خواهد آمد. این سیستم‏ها امکان تصمیم‏گیرى سریع و گزینش بهترین راه حل از میان راه‏هاى موجود را در زمانى کوتاه براى مدیران کلیه سطوح فراهم مى‏آورد.


نتیجه‏گیرى
پدیده غالب عصر حاضر، اطلاعات، اطلاع‏رسانى و رشد بسیار سریع فناورى هاى اطلاعات و ارتباطات است.اطلاعات در تمامى جنبه‏هاى زندگى روزمره رسوخ نموده است و تاثیر خود را گذاشته است.اکنون زمانى است که باید براى انجام هر کارى و هر خدمتى اطلاعات کافى و لازم در مورد آن وجود داشته باشد تا به بهترین شکل ممکن انجام گیرد.
فناورى اطلاعات و ارتباطات سبب توسعه وسیع سیستم‏هاى اطلاعات مدیریت شده است.بکارگیرى فناورى اطلاعات و ارتباطات موجب شده است تا مسئله‏یابى و فرصت‏یابى که زیر بناى تصمیم‏گیرى و برنامه‏ریزى استراتژیک است سریعتر و دقیق‏تر انجام گیرد و کیفیت تصمیمات افزایش یافته و زمان مورد نیاز براى اخذ تصمیمات مفید و کاربردى کاهش یابد(طیب، 1379:ص 115)
سیستم‏هاى اطلاعات مدیریت به مدیران کلیه سطوح کمک مى‏کند تا تصمیمات صحیح‏تر و دقیق‏ترى اتخاذ نمایند و همچنین موانع درونى و بیرونى اتخاذ تصمیم را کمرنگ‏تر مى‏نمایند.بدیهى است بررسى و مطالعه روشهاى بکارگیرى صحیح سیستم‏هاى اطلاعات مدیریت در سازمان کارایى و اثربخشى عملکردهاى سازمانى را افزایش مى‏دهد و هماهنگى بهترى میان اهداف کوتاه‏مدت، میان مدت و درازمدت سازمان ایجاد مى‏نماید.

منابع و مآخذ منابع فارسى
1-الوانى، سید مهدى.(1384).مدیریت عمومى.(چاپ بیست و سوم).تهران:نشدنى
2-دفت، ریچارد ال.(1381).مبانى تئورى و طراحى سازمان.(ترجمه على پارسائیان و سید محمد اعرابى).تهران:دفتر پژوهشهاى فرهنگى.
3-رادریگز، کارل.(1380).مدیریت در عرصه بین‏الملل.(ترجمه شمس السادات زاهدى و حسن دانایى‏فرد).تهران:صفار.
4-صرافى‏زاده، اصغر؛پناهى، على.(1380).سیستمهاى اطلاعات مدیریت مفاهیم، نظریه‏ها و کاربردها.تهران:انتشارات میر.
5-فیضى، کامران؛مقدسى، علیرضا.(1384).کاربرد سیستم‏هاى پشتیبان تصمیم در تصمیم‏گیرى مدیران.فضلنامه مطالعات مدیریت.ش 45 ص 155.
6-لاودن، کنت سى و جین یى لاودن.(1380).فن‏آورى اطلاعات مفاهیم و کاربردها. (ترجمه حمید محسنى).تهران:نشر کتابدار.
7- مومنى، هوشنگ(1380).مدیریت فناوریهاى اطلاعات و ارتباطات.تهران:مرکز نشر دانشگاهى.
منابع لاتین:
1-Bose,D.Chandra.(2005).Principles of management and Administration .India. prentice .Hall India.
2-Calhoun,Kenneth.J;TENG.JamesT.C;Cheon.Myun.Joone(2002).Impact of national study of decision making in korea and ttausa. Journal of Behavior& Information technology vol.21.No.4.p 293-302
3-Emmett,s tuatr.(2005).excellence in warehouse Management.haw to minimize costs and maximize value:TJ, International . Ltd , Paststow ,cornwall ,UK.
4-French. L.Wendell.;Bell.JR CeCIL H; Zawacki,A.Robert.(2005).Organization Development and transformation Management Effective chang.:united state.MCGraw Hill.
5-Gilmor,Audrey(1998).Quality in management decision making within a changing Context. journal of management development.
No.17.issue 2.p.106.
6-Karacapilidis, Nikos.(2000) Integrating new information and communication technologies in a group decision support system. Journal of International transactions in operational Research
.p.487.
7-Hedelin Lisbeth,;Allwod Car Martin(2002). IT and strategic decision making.Journal of Industrial management and Data System.vol 102.No 3.p.125
8-Yu. p.I;chiang.C.l.(2002) .Decision Making Habitual Domains and information technology .Journal of Information technology& Decision making.vol 1.No.1.P 5-26